La definición, planificación y evaluación de los diferentes procesos que se llevan a cabo dentro de cualquier organización -o empresa-, es esencial para su correcto funcionamiento. Es necesario conocer la efectividad y la eficiencia de cada uno de los procedimientos llevados a cabo; para, de esta forma, poder medir y analizar cuáles son los puntos fuertes y aquellos en los que se debemos realizar las oportunas correcciones para mejorarlos.
Para llevar a cabo esta tarea de medición y análisis, son necesarios indicadores y métricas que nos ofrezcan información cuantificable y medible sobre los resultados de nuestros procesos. Una de las opciones existentes es la implantación de indicadores como pueden ser en este caso los KPI. Un KPI es un concepto que proviene del acrónimo inglés formado por las siglas de las palabras Key Performance Indicator, el cual podríamos traducir en castellano como indicador clave de rendimiento o medidor de desempeño.
Los KPI se encuentran diseñados, por tanto, para medir de forma constante -y en tiempo real- el desempeño o rendimiento de una actividad específica dentro de nuestros procesos. Pueden ser empleados para diferentes áreas de nuestra empresa como pueden ser la producción, logística, comercial o postventa. Suelen estar asociados a un objetivo concreto y expresados en forma porcentual: mostrándonos en qué grado se han alcanzado las metas marcadas y qué frutos han dado nuestros esfuerzos para llegar a conseguirlos. Y en el caso de no haberlo logrado, aplicar acciones correctoras.
Implantación de los KPI
Dependiendo de nuestro tipo de empresa, según pertenezcamos a un sector; desarrollemos una actividad u otra; tengamos un tamaño o volumen de negocio, deberemos implantar unos KPI específicos que se ajusten a nuestras necesidades concretas. No obstante, siempre será necesario que tengamos completamente claro los siguientes cuatro puntos claves para su correcta implantación y uso:
1.Procesos
En primer lugar, deberemos tener claramente definidos y planteados cuáles son los procesos que queremos analizar. Será necesario que conozcamos en profundidad las diferentes etapas de cada uno de ellos, sus posibilidades y limitaciones, así como su contexto global dentro de nuestro negocio.
2.Objetivos
En segundo lugar, tendremos que definir cuáles son los objetivos que deseamos conseguir con la tarea que vamos a analizar. Para ello deberemos siempre ser rigurosos, objetivos y plantear los mismos desde un prisma realista, marcando metas alcanzables. Y al igual que en el paso anterior, definiendo los hitos de forma clara y concisa.
3.Métricas
Una vez definidos qué procesos analizar y cuáles son los objetivos que queremos alcanzar, en este tercer paso definiremos una medida, una métrica cualitativa o cuantitativa, que nos permita calcular y comparar los resultados de rendimiento obtenidos, con las metas que nos habíamos planteado en el inicio.
4.Ajustes
Por último, tras analizar los diferentes resultados obtenidos, deberemos investigar cuáles son las variaciones o ajustes que podemos realizar en los procesos para corregirlos o mejorarlos en aras de obtener resultados óptimos en nuestros indicadores y ganar, de esta manera, mayor eficiencia y eficacia en las tareas.
La implantación de los estos KPI o indicadores clave de rendimiento, en las diferentes áreas de nuestro negocio, nos ayudará a conocer mejor nuestra organización y de esta forma poder diferenciarnos, mejorar, ser más eficientes y, en definitiva, más competentes en el mercado. En la actualidad, existen numerosas empresas y consultoras especializadas en el análisis de tareas y procesos internos, que ofrecen sus servicios in company para ayudarnos a definir, analizar y comparar las métricas e indicadores que más se ajustan a nuestras características.
Publicado Originalmente en https://blog.extercia.com el 5 de diciembre de 2020.
